Sao y chứng thực: Phân biệt và giá trị pháp lý cần biết
Sao y chứng thực là một thủ tục hành chính quen thuộc trong đời sống, thường được sử dụng khi người dân cần nộp bản sao giấy tờ cho hồ sơ hành chính, học tập, xin việc, thủ tục đất đai hoặc xuất nhập cảnh. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ sự khác biệt giữa bản photo, bản công chứng và bản sao y, cũng như giá trị pháp lý của mỗi loại. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt, nắm vững quy trình và biết cách sử dụng sao y chứng thực một cách đúng pháp luật.
>>> Xem thêm: Bạn đã thử công chứng giấy tờ online chưa? Xem ngay hướng dẫn chi tiết
1. Sao y chứng thực là gì?
Theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sao y chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản sao là đúng với bản chính, bằng cách đóng dấu và ghi lời chứng trên bản sao. Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Ví dụ: Khi bạn xin việc và cần nộp bản sao bằng tốt nghiệp đại học, nếu nộp bản photo thông thường thì không có giá trị pháp lý. Trong khi đó, bản sao y có dấu chứng thực sẽ được các cơ quan, tổ chức chấp nhận.
2. Phân biệt sao y chứng thực, bản photo và công chứng bản sao
2.1 Sao y chứng thực và bản photo thường
Sao y chứng thực là bản sao có đóng dấu xác nhận của cơ quan nhà nước (như UBND, phòng tư pháp) hoặc tổ chức hành nghề công chứng, xác nhận bản sao đúng với bản chính. Trong khi đó, bản photo thường chỉ là bản chụp lại giấy tờ, không có giá trị pháp lý và không được chấp nhận trong các thủ tục hành chính.
Nói cách khác, bạn có thể tự photo một tờ giấy khai sinh, nhưng để sử dụng hợp lệ trong hồ sơ hành chính, bạn bắt buộc phải mang bản gốc đến UBND để xin chứng thực bản sao.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng giải quyết thế nào khi bên ký hợp đồng là người nước ngoài?
2.2 Sao y chứng thực và công chứng bản sao
Về bản chất, cả hai hình thức đều là chứng thực bản sao từ bản chính. Tuy nhiên, sao y chứng thực thường do UBND cấp xã, phường hoặc phòng tư pháp thực hiện. Công chứng bản sao lại do các văn phòng công chứng thực hiện. Công chứng bản sao thường được áp dụng trong các bộ hồ sơ pháp lý lớn như mua bán nhà đất, thủ tục thừa kế, hợp đồng kinh tế, trong khi sao y chứng thực thường dùng cho hồ sơ hành chính, nộp đơn xin học, xin việc…
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao y được chứng thực từ bản chính có giá trị thay thế bản chính trong các giao dịch hành chính và dân sự. Đây là hình thức được pháp luật công nhận nhằm bảo vệ an toàn tài liệu gốc và đảm bảo tính pháp lý cho bản sao.
4.2 Thời hạn hiệu lực của bản sao y
Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể thời hạn sử dụng của bản sao y. Tuy nhiên, một số cơ quan hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu bản sao không quá 3 hoặc 6 tháng kể từ ngày chứng thực. Do đó, bạn cần kiểm tra kỹ yêu cầu hồ sơ để sao y lại đúng thời điểm.
Ví dụ: Khi nộp hồ sơ thi công chức, bạn được yêu cầu nộp bản sao sổ hộ khẩu không quá 3 tháng. Nếu bạn dùng bản sao đã chứng thực 8 tháng trước, hồ sơ có thể bị trả lại.
5. Một số lưu ý khi thực hiện sao y chứng thực
Bắt buộc phải mang theo bản gốc để cơ quan có thẩm quyền đối chiếu
Không chứng thực từ bản sao đã chứng thực trước đó
Giấy tờ bị rách, nhàu nát, bị mờ thông tin hoặc có dấu hiệu chỉnh sửa có thể bị từ chối chứng thực
Trường hợp giấy tờ nước ngoài cần chứng thực, trước tiên phải dịch thuật công chứng sang tiếng Việt
Sao y chứng thực là hình thức chứng thực quan trọng và cần thiết trong nhiều hoạt động đời sống. Bản sao y không chỉ giúp bạn bảo vệ bản gốc, mà còn được pháp luật thừa nhận trong các giao dịch, thủ tục hành chính, học tập, kinh doanh. Hiểu rõ thủ tục, hồ sơ và giá trị pháp lý của sao y sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót trong quá trình nộp hồ sơ.
Nếu bạn cần hỗ trợ, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được tư vấn chi tiết, nhanh chóng và chính xác theo đúng quy định pháp luật.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
