Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng khi tiếp nhận hồ sơ từ chối di sản
Khi người thừa kế muốn từ chối nhận di sản, việc công chứng văn bản thể hiện ý chí này là bước bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý. Trong quy trình đó, tổ chức hành nghề công chứng (phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng) đóng vai trò trung tâm — không chỉ xác nhận tính hợp pháp của văn bản mà còn chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, tư vấn, lưu trữ và báo cáo theo quy định. Bài viết dưới đây sẽ phân tích nghĩa vụ và quyền hạn của tổ chức công chứng khi tiếp nhận hồ sơ từ chối di sản, căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành năm 2025.
>>> Xem thêm: Làm giấy tờ nhà nên đến văn phòng công chứng hay phòng tài nguyên môi trường?
Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng khi tiếp nhận hồ sơ từ chối di sản
Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ từ chối di sản
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Tổ chức công chứng phải kiểm tra:
Giấy tờ nhân thân của người lập (CMND/CCCD, hộ chiếu, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh nếu cần).
Giấy chứng tử của người để lại di sản.
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu di sản (như sổ đỏ, sổ tiết kiệm, đăng ký xe…).
Chứng cứ xác định quan hệ thừa kế (giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, văn bản phân chia thừa kế nếu có).
Nếu phát hiện hồ sơ có dấu hiệu giả mạo, sai lệch hoặc thiếu căn cứ, tổ chức công chứng phải từ chối công chứng theo quy định tại Điều 37 Luật Công chứng 2014.
Giải thích quyền và hậu quả pháp lý của việc từ chối di sản
Theo khoản 1 Điều 7 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có nghĩa vụ tư vấn và giải thích rõ hậu quả pháp lý của giao dịch cho người yêu cầu công chứng. Đối với trường hợp từ chối nhận di sản, công chứng viên phải thông tin rõ rằng:
Sau khi văn bản được công chứng, người lập không thể rút lại, trừ trường hợp có căn cứ pháp lý đặc biệt.
Việc từ chối phải tự nguyện, không bị ép buộc hay đe dọa.
Người từ chối không còn quyền đối với phần di sản đã được xác lập.
Nếu công chứng viên không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ này, văn bản có thể bị vô hiệu do vi phạm quy trình công chứng.
Ghi nhận và lập hồ sơ công chứng đầy đủ, chính xác
Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ lập và lưu trữ hồ sơ công chứng bao gồm:
Đơn yêu cầu công chứng.
Bản dự thảo hoặc bản chính văn bản từ chối nhận di sản.
Bản sao các giấy tờ chứng minh nhân thân, quyền thừa kế, quyền sở hữu di sản.
Bản ghi chép lời khai, biên bản làm việc (nếu có). Tất cả hồ sơ phải được lưu giữ tối thiểu 20 năm theo khoản 1 Điều 61 Luật Công chứng 2014, đảm bảo khả năng tra cứu, phục hồi khi có tranh chấp.
Theo Điều 7 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải bảo mật thông tin liên quan đến nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu đồng ý hoặc pháp luật có quy định khác. Điều này đặc biệt quan trọng khi từ chối di sản liên quan đến tài sản lớn hoặc mâu thuẫn nội bộ gia đình, nhằm bảo vệ quyền riêng tư của người thừa kế.
Báo cáo và phối hợp khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước
Trong một số trường hợp, cơ quan thuế, công an hoặc tòa án có thể yêu cầu cung cấp thông tin liên quan đến hồ sơ công chứng. Khi đó, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ phối hợp và báo cáo trung thực, kịp thời, nhưng chỉ trong phạm vi pháp luật cho phép.
Quyền của tổ chức hành nghề công chứng khi thực hiện công chứng hồ sơ từ chối di sản
Quyền thu phí và thù lao công chứng
Theo Thông tư 257/2016/TT-BTC, tổ chức công chứng được thu phí theo quy định Nhà nước và thù lao công chứng theo thỏa thuận, dựa trên giá trị, tính chất và độ phức tạp của hồ sơ.
Quyền từ chối công chứng khi phát hiện vi phạm
Tổ chức công chứng có quyền từ chối tiếp nhận hoặc dừng công chứng nếu hồ sơ:
Có dấu hiệu giả mạo.
Người lập không có năng lực hành vi dân sự.
Việc từ chối di sản nhằm trốn tránh nghĩa vụ tài chính hoặc nghĩa vụ dân sự khác.
Quyền yêu cầu bổ sung, xác minh hồ sơ
Công chứng viên có quyền yêu cầu người lập bổ sung tài liệu, xác minh nguồn gốc di sản, xác nhận quan hệ thừa kế nếu hồ sơ chưa đủ căn cứ pháp lý để lập văn bản.
>>> Xem thêm: 5 bước cơ bản khi làm thủ tục vớidịch vụ sổ đỏ chuyên nghiệp
Trách nhiệm pháp lý khi vi phạm nghĩa vụ công chứng
Nếu tổ chức hành nghề công chứng vi phạm quy định về tiếp nhận, xác minh hoặc công chứng sai quy trình, họ có thể bị:
Xử phạt hành chính theo Nghị định 82/2020/NĐ-CP (về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp).
Bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng nếu gây tổn thất về vật chất hoặc quyền lợi thừa kế.
Bị thu hồi giấy phép hoạt động hoặc công chứng viên bị đình chỉ hành nghề trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng.
Kết luận
Tổ chức hành nghề công chứng giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch của văn bản từ chối nhận di sản. Việc hiểu và tuân thủ nghĩa vụ tổ chức công chứng khi từ chối di sản không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người thừa kế mà còn góp phần nâng cao uy tín và tính chuyên nghiệp trong hoạt động công chứng. Người dân khi thực hiện thủ tục này nên lựa chọn các tổ chức công chứng uy tín, có kinh nghiệm, để tránh rủi ro và tranh chấp pháp lý về sau.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
