Lưu trữ hồ sơ công chứng không đơn thuần là hoạt động kỹ thuật hành chính mà còn gắn liền với nghĩa vụ bảo mật thông tin của tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên. Hồ sơ công chứng chứa đựng nhiều dữ liệu nhạy cảm liên quan đến nhân thân, tài sản và các giao dịch có giá trị pháp lý cao. Do đó, pháp luật Việt Nam đã thiết lập một hệ thống quy định chặt chẽ nhằm bảo đảm bí mật thông tin trong quá trình lưu trữ hồ sơ công chứng, coi đây là một trong những trụ cột bảo vệ an toàn pháp lý cho giao dịch dân sự.
>>> Xem thêm: Feedback thực tế từ khách hàng đã sử dụng dịch vụ tạivăn phòng công chứng
1. Cơ sở pháp lý của nghĩa vụ bảo mật thông tin hồ sơ công chứng
1.1. Quy định trong Luật Công chứng
Luật Công chứng hiện hành xác định rõ nghĩa vụ bảo mật thông tin là một nguyên tắc xuyên suốt hoạt động công chứng. Theo quy định, công chứng viên có nghĩa vụ “giữ bí mật nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác”.
Nghĩa vụ này không chỉ áp dụng trong thời điểm thực hiện công chứng mà còn kéo dài trong toàn bộ quá trình quản lý và lưu trữ hồ sơ công chứng. Điều này cho thấy pháp luật không tách rời bảo mật thông tin khỏi hoạt động lưu trữ hồ sơ, mà coi lưu trữ chính là giai đoạn tiềm ẩn nhiều rủi ro xâm phạm bí mật nhất.
1.2. Liên hệ với quy định của pháp luật dân sự và pháp luật về quyền riêng tư
Bộ luật Dân sự 2015 ghi nhận quyền bất khả xâm phạm về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, trong đó nhấn mạnh: “Việc thu thập, lưu giữ, sử dụng, công khai thông tin liên quan đến đời sống riêng tư của cá nhân phải được người đó đồng ý, trừ trường hợp luật có quy định khác”.
Hồ sơ công chứng, với bản chất là tập hợp thông tin do cá nhân, tổ chức cung cấp, hiển nhiên thuộc phạm vi được bảo vệ. Do đó, nghĩa vụ bảo mật trong lưu trữ hồ sơ công chứng vừa là nghĩa vụ nghề nghiệp đặc thù, vừa là sự cụ thể hóa quyền dân sự cơ bản.
2. Nội dung bảo mật thông tin trong lưu trữ hồ sơ công chứng
2.1. Phạm vi thông tin phải được bảo mật
Thông tin cần được bảo mật trong hồ sơ công chứng không chỉ bao gồm nội dung hợp đồng, giao dịch đã được công chứng mà còn bao gồm:
Thông tin nhân thân của người yêu cầu công chứng
Tài liệu do người yêu cầu công chứng cung cấp (giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản, hồ sơ pháp lý liên quan)
Thông tin phát sinh trong quá trình thẩm tra, xác minh của công chứng viên
Pháp luật không phân biệt hồ sơ đang lưu trữ ở dạng giấy hay dạng điện tử; nghĩa vụ bảo mật được áp dụng thống nhất cho mọi hình thức lưu trữ.
2.2. Giới hạn tiếp cận và khai thác hồ sơ công chứng lưu trữ
Nguyên tắc chung là chỉ những chủ thể có thẩm quyền theo luật định mới được tiếp cận hồ sơ công chứng lưu trữ. Việc cung cấp thông tin, trích lục hoặc sao chụp hồ sơ chỉ được thực hiện khi:
Có yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Có sự đồng ý của người yêu cầu công chứng
Phục vụ cho hoạt động tố tụng, thanh tra, kiểm tra theo đúng trình tự pháp luật
Mọi hành vi tiếp cận, khai thác hồ sơ ngoài các trường hợp này đều bị coi là vi phạm nghĩa vụ bảo mật.
3. Trách nhiệm bảo mật thông tin của tổ chức hành nghề công chứng
3.1. Trách nhiệm tổ chức và trách nhiệm cá nhân
Pháp luật công chứng xác lập trách nhiệm song song:
Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng trong việc xây dựng, vận hành quy trình lưu trữ an toàn
Trách nhiệm cá nhân của công chứng viên và nhân sự liên quan trong việc tuân thủ quy định bảo mật
Trong thực tiễn, việc để lộ thông tin thường xuất phát từ lỗ hổng quản lý nội bộ, nhưng trách nhiệm pháp lý không vì thế mà bị “hòa tan” vào trách nhiệm tập thể.
3.2. Bảo mật trong bối cảnh số hóa hồ sơ công chứng
Khi hồ sơ công chứng được số hóa, yêu cầu bảo mật không giảm mà còn trở nên nghiêm ngặt hơn. Việc kiểm soát quyền truy cập, sao lưu dữ liệu, phòng ngừa rò rỉ thông tin là những nghĩa vụ pháp lý gắn liền với hoạt động lưu trữ điện tử, dù pháp luật hiện hành chưa tách thành một chế định độc lập.
4. Hệ quả pháp lý khi vi phạm quy định bảo mật hồ sơ công chứng lưu trữ
Vi phạm nghĩa vụ bảo mật thông tin trong lưu trữ hồ sơ công chứng có thể dẫn đến nhiều hệ quả pháp lý:
Bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về xử phạt trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp
Phát sinh trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng hoặc bên thứ ba
Là căn cứ xem xét trách nhiệm kỷ luật, thậm chí là trách nhiệm pháp lý khác đối với công chứng viên
Đáng chú ý, trong nhiều tranh chấp, chính hồ sơ công chứng lưu trữ – nếu được bảo quản đúng quy định – lại trở thành căn cứ xác định lỗi và trách nhiệm của chủ thể vi phạm.
>>> Xem thêm: Thủ tục công chứng tặng cho quyền sử dụng đất khi người tặng ở nước ngoài
5. Ý nghĩa của quy định bảo mật trong lưu trữ hồ sơ công chứng
Quy định về bảo mật thông tin trong lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ nhằm ngăn ngừa hành vi xâm phạm bí mật cá nhân, mà còn:
Bảo đảm sự an toàn pháp lý cho giao dịch đã được công chứng
Củng cố niềm tin xã hội đối với hoạt động công chứng
Nâng cao tính chuyên nghiệp và trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên
Có thể khẳng định rằng, bảo mật thông tin trong lưu trữ hồ sơ công chứng là một trong những tiêu chí phản ánh chất lượng quản lý và đạo đức hành nghề công chứng.
Bảo mật thông tin trong lưu trữ hồ sơ công chứng là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, được quy định rõ ràng trong Luật Công chứng và các văn bản pháp luật liên quan. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định này không chỉ giúp phòng ngừa rủi ro pháp lý cho tổ chức hành nghề công chứng mà còn góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng và bảo đảm sự ổn định của các giao dịch dân sự.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
