Công chứng giấy tờ qua mạng: Đã khả thi chưa và cần lưu ý gì?
Trong thời đại số hóa mạnh mẽ, nhu cầu công chứng online đang ngày càng gia tăng, đặc biệt sau đại dịch COVID-19. Tuy nhiên, liệu hình thức công chứng giấy tờ qua mạng đã thực sự khả thi ở Việt Nam? Và nếu có thể thực hiện, người dân cần lưu ý những gì để đảm bảo đúng pháp luật?
>>> Xem thêm: Hướng dẫn siêu dễ hiểu giúp bạn công chứng giấy tờ không cần đến trực tiếp văn phòng
1. Công chứng online là gì? Có khác gì công chứng truyền thống?
Công chứng online là hình thức công chứng mà một phần hoặc toàn bộ quy trình (đặt lịch, gửi hồ sơ, xác minh, ký kết) được thực hiện thông qua môi trường mạng mà không cần đến trực tiếp văn phòng công chứng.
So với hình thức công chứng truyền thống, công chứng online có ưu điểm là tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, và đặc biệt tiện lợi trong các trường hợp khẩn cấp hoặc người ở xa.
Tuy nhiên, tại Việt Nam, công chứng online không phải là việc “ký giấy tờ từ xa qua mạng” một cách hoàn toàn tự do mà phải đáp ứng nhiều điều kiện pháp lý chặt chẽ.
2. Căn cứ pháp lý nào cho phép công chứng online?
Hiện nay, Luật Công chứng 2014 chưa quy định đầy đủ về công chứng online, nhưng một số điều khoản và hướng dẫn pháp luật đã cho phép thực hiện từng phần của quy trình theo hướng điện tử.
Điều 42 Luật Công chứng 2014 quy định: “Việc nhận hồ sơ yêu cầu công chứng có thể thực hiện thông qua phương tiện điện tử trong một số trường hợp…”
Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử cho phép áp dụng chữ ký số, xác thực hồ sơ điện tử.
Luật Giao dịch điện tử 2023 (sửa đổi), có hiệu lực từ 01/7/2024, mở đường cho nhiều thủ tục hành chính, trong đó có hoạt động công chứng, thực hiện qua môi trường số.
Do đó, về mặt pháp lý, công chứng online hiện nay mới chỉ khả thi ở một số khâu nhất định, như: đặt lịch hẹn online, nộp hồ sơ điện tử, tra cứu hợp đồng… Việc ký văn bản chính thức và đối chiếu giấy tờ gốc vẫn cần thực hiện trực tiếp tại văn phòng công chứng hoặc phải có giải pháp định danh điện tử cấp độ cao (eKYC, chứng thư số).
3. Những dịch vụ nào đã triển khai công chứng online tại Việt Nam?
3.1 Một số văn phòng công chứng áp dụng phần mềm hỗ trợ
Nhiều văn phòng công chứng lớn tại Hà Nội, TP. HCM như VPCC Nguyễn Huệ, VPCC Hà Thành, VPCC Nguyễn Thị Mai… đã áp dụng hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, tiếp nhận yêu cầu qua email, Zalo hoặc app riêng.
Ví dụ: Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ tiếp nhận hồ sơ photo qua Zalo, khách hàng được hẹn giờ đến ký, tránh chờ đợi lâu, đồng thời được gửi bản công chứng scan sau khi hoàn tất.
3.2 Ứng dụng công chứng trực tuyến một phần tại các tỉnh
Một số tỉnh như Quảng Ninh, Lâm Đồng, Bình Dương đang thí điểm nền tảng dịch vụ công cấp độ 4, trong đó có tiếp nhận hồ sơ công chứng từ xa. Tuy nhiên, đây vẫn chưa phải là công chứng online trọn vẹn mà chỉ là bước đệm cho tương lai.
4. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng dịch vụ công chứng online
4.1 Xác minh kỹ nguồn gốc đơn vị công chứng
Chỉ nên sử dụng dịch vụ của văn phòng công chứng được cấp phép, có tên trên danh sách tổ chức hành nghề công chứng của Bộ Tư pháp. Tránh các đơn vị giả danh qua mạng, lừa đảo thu tiền cọc.
4.2 Không gửi bản chính qua bưu điện nếu chưa được xác minh danh tính
Một số đối tượng giả danh nhân viên công chứng yêu cầu khách gửi bản chính giấy tờ qua đường bưu điện rồi “mất tích”. Tuyệt đối không gửi nếu chưa đến xác minh trực tiếp tại văn phòng hoặc qua kênh uy tín.
4.3 Chỉ sử dụng chữ ký số khi có pháp lý rõ ràng
Nếu được yêu cầu ký qua chữ ký số, bạn cần kiểm tra chữ ký đó đã được chứng thực bởi tổ chức cung cấp chứng thư số hợp pháp (VNPT, Viettel, FPT, BKAV…). Luật Giao dịch điện tử mới sẽ hỗ trợ nhiều hơn cho việc này.
>>> Xem thêm: Khi nào không cần phải qua văn phòng công chứng nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý?
5. Kết luận: Công chứng online đã khả thi chưa?
Hiện tại, công chứng online tại Việt Nam đang từng bước triển khai, nhưng chưa thể thực hiện toàn phần như ở một số quốc gia phát triển. Người dân chỉ nên xem đây là hình thức hỗ trợ, bổ sung cho công chứng truyền thống, đặc biệt trong các bước tiếp nhận, xử lý hồ sơ ban đầu. Trong thời gian tới, khi hành lang pháp lý hoàn thiện, đặc biệt với Luật Giao dịch điện tử và hệ thống định danh điện tử được áp dụng rộng rãi, công chứng online có thể trở thành một xu hướng tất yếu, hiện đại và tiện lợi hơn.
Nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn chính xác và an toàn khi công chứng giấy tờ qua mạng, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được hướng dẫn cụ thể và đúng pháp luật.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
