Công chứng hợp đồng thế chấp tài sản khi bên thế chấp là tổ chức
Trong các giao dịch tín dụng hoặc bảo đảm nghĩa vụ dân sự, nhiều doanh nghiệp và tổ chức sử dụng tài sản của mình để thế chấp. Để đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và hạn chế rủi ro tranh chấp, việc công chứng hợp đồng thế chấp tổ chức là bắt buộc. Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy trình, lưu ý và ví dụ minh họa thực tế.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng Hà Nội công chứng bằng tốt nghiệp nhanh chóng, lấy ngay
1. Căn cứ pháp lý
Các văn bản pháp lý quy định về công chứng hợp đồng thế chấp tổ chức gồm:
Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025): quy định thẩm quyền công chứng viên, trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng dân sự, bao gồm hợp đồng thế chấp tài sản của tổ chức.
Bộ luật Dân sự 2015, Điều 317–327: quy định quyền và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch bảo đảm.
Luật Giao dịch bảo đảm 2017: hướng dẫn đăng ký giao dịch bảo đảm và hiệu lực của hợp đồng thế chấp đối với bên thứ ba.
Luật Doanh nghiệp 2020: quy định về năng lực pháp lý, đại diện theo pháp luật và quyền hạn của tổ chức trong giao dịch dân sự.
Nghị định 104/2025/NĐ‑CP: hướng dẫn chi tiết về công chứng, công chứng điện tử và lưu trữ hồ sơ điện tử.
Những căn cứ pháp lý này đảm bảo rằng hợp đồng thế chấp tổ chức được thực hiện hợp pháp và hạn chế rủi ro tranh chấp.
2. Điều kiện công chứng hợp đồng thế chấp tổ chức
2.1. Chủ thể
Bên thế chấp phải là tổ chức hợp pháp, được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Đại diện tổ chức ký hợp đồng phải là người đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền hợp pháp.
Người đại diện phải xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân và quyền đại diện hợp pháp.
2.2. Tài sản thế chấp
Tài sản có thể là bất động sản, nhà xưởng, máy móc, phương tiện vận tải hoặc tài sản hình thành từ vốn của tổ chức.
Tài sản phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của tổ chức, không bị tranh chấp, không kê biên và chưa thế chấp cho bên thứ ba.
Hồ sơ pháp lý của tài sản phải đầy đủ, ví dụ: sổ đỏ, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà xưởng, giấy tờ mua bán máy móc, hóa đơn thanh toán…
>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng hợp đồng thuê nhà trọn gói, giúp bạn tiết kiệm thời gian
3. Hồ sơ công chứng hợp đồng thế chấp tổ chức
Hồ sơ chuẩn bị để công chứng gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân.
CMND/CCCD hoặc giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật.
Hồ sơ chứng minh quyền sở hữu tài sản của tổ chức.
Hợp đồng vay vốn hoặc các thỏa thuận liên quan (nếu có).
Hợp đồng thế chấp dự kiến và chữ ký số trong trường hợp công chứng điện tử.
Công chứng viên cần kiểm tra đầy đủ hồ sơ để đảm bảo hợp đồng hợp pháp và có hiệu lực.
4. Quy trình công chứng hợp đồng thế chấp tổ chức
Tiếp nhận hồ sơ: Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tư cách pháp nhân của tổ chức, quyền đại diện và tính pháp lý của tài sản.
Soạn thảo hợp đồng: Công chứng viên hoặc các bên soạn thảo hợp đồng, đảm bảo các điều khoản về thông tin tài sản, nghĩa vụ và quyền lợi của các bên, phạm vi bảo đảm, thời hạn và phương thức xử lý khi bên vay vi phạm nghĩa vụ.
Ký hợp đồng: Các bên ký trực tiếp trước công chứng viên hoặc ký điện tử nếu áp dụng công chứng điện tử.
Ghi lời chứng: Công chứng viên ghi lời chứng xác nhận hồ sơ hợp pháp và việc ký kết hợp đồng.
Trả kết quả: Công chứng viên hoàn tất hồ sơ, trả hợp đồng cho các bên. Thời gian công chứng tối đa 2 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ, tối đa 10 ngày nếu giao dịch phức tạp.
Đăng ký giao dịch bảo đảm: Sau công chứng, hợp đồng cần được đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền để phát sinh hiệu lực đối kháng với bên thứ ba.
>>> Xem thêm: Dịch vụ sổ đỏ nhà đất rẻ, nhanh, uy tín tại Hà Nội
5. Ví dụ minh họa thực tế
Công ty ABC vay ngân hàng XYZ 20 tỷ đồng và sử dụng nhà xưởng, máy móc của công ty làm tài sản bảo đảm. Hồ sơ gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ chứng minh tư cách đại diện pháp luật, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà xưởng và máy móc, hợp đồng vay vốn. Hồ sơ được nộp tại văn phòng công chứng có thẩm quyền. Công chứng viên kiểm tra, soạn thảo hợp đồng, ghi lời chứng và các bên ký trực tiếp trước công chứng viên. Công chứng hoàn tất trong hai ngày làm việc, ngân hàng tiến hành đăng ký giao dịch bảo đảm. Kết quả, giao dịch diễn ra hợp pháp, minh bạch và an toàn.
6. Lưu ý khi công chứng hợp đồng thế chấp tổ chức
Chọn văn phòng công chứng có thẩm quyền và uy tín.
Xác minh năng lực pháp lý của tổ chức và tư cách pháp nhân của người đại diện.
Kiểm tra quyền sở hữu hợp pháp và tình trạng pháp lý của tài sản thế chấp.
Hợp đồng phải rõ ràng, minh bạch, không vi phạm pháp luật hoặc đạo đức xã hội.
Đăng ký giao dịch bảo đảm để hợp đồng có hiệu lực đối kháng với bên thứ ba.
Việc công chứng hợp đồng thế chấp tổ chức là bước quan trọng để giao dịch diễn ra minh bạch, hợp pháp và an toàn. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, kiểm tra tư cách pháp lý của tổ chức, xác minh quyền sở hữu tài sản và áp dụng công chứng điện tử sẽ giúp các bên hạn chế rủi ro tranh chấp, bảo vệ quyền lợi của cả bên vay và bên nhận thế chấp.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
