Lập vi bằng trong giao dịch thương mại – Doanh nghiệp cần lưu ý
Trong hoạt động thương mại, các giao dịch giữa doanh nghiệp và đối tác thường có giá trị lớn, liên quan đến nhiều quyền và nghĩa vụ pháp lý. Để bảo vệ quyền lợi của mình, doanh nghiệp có thể sử dụng vi bằng thương mại do Thừa phát lại lập nhằm ghi nhận sự kiện, hành vi diễn ra trong giao dịch. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào vi bằng cũng có hiệu lực pháp lý như hợp đồng hoặc văn bản công chứng. Bài viết dưới đây sẽ phân tích rõ căn cứ pháp luật, giá trị cũng như những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi lập vi bằng trong giao dịch thương mại.
>>> Xem thêm: Bạn đang tìm một văn phòng công chứng uy tín, nhanh chóng và minh bạch?
1. Căn cứ pháp lý về vi bằng thương mại
Việc lập và sử dụng vi bằng hiện nay được điều chỉnh bởi:
Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động Thừa phát lại.
Bộ luật Dân sự 2015.
Luật Thương mại 2005.
Luật Doanh nghiệp 2020.
Theo Điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, vi bằng có giá trị chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự, hành chính và là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết vụ việc. Tuy nhiên, vi bằng không thay thế văn bản công chứng, chứng thực hoặc các giấy tờ bắt buộc theo luật chuyên ngành.
2. Vi bằng thương mại là gì?
Vi bằng thương mại là văn bản do Thừa phát lại lập nhằm ghi nhận sự kiện, hành vi xảy ra trong quá trình giao dịch thương mại giữa doanh nghiệp với đối tác, khách hàng hoặc bên thứ ba.
Đặc điểm của vi bằng thương mại:
Do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập thành văn bản.
Có thể kèm hình ảnh, video, tài liệu làm chứng cứ.
Phải được đăng ký tại Sở Tư pháp mới phát sinh giá trị pháp lý.
3. Khi nào doanh nghiệp nên lập vi bằng thương mại?
3.1. Ghi nhận việc giao nhận hàng hóa
Ví dụ: Doanh nghiệp A giao lô hàng trị giá 2 tỷ đồng cho Doanh nghiệp B. Để tránh tranh chấp về việc đã giao hàng, chất lượng hàng hóa hoặc thời điểm giao, hai bên có thể mời Thừa phát lại lập vi bằng thương mại ghi nhận sự kiện.
3.2. Ghi nhận tình trạng hàng hóa khi tranh chấp
Khi đối tác cho rằng hàng hóa không đạt chất lượng, doanh nghiệp có thể lập vi bằng để chứng minh tình trạng hàng tại thời điểm giao nhận.
3.3. Ghi nhận hành vi vi phạm hợp đồng
Ví dụ: Bên mua chậm thanh toán nhiều lần, doanh nghiệp có thể yêu cầu lập vi bằng để ghi nhận việc không thực hiện nghĩa vụ đúng hạn, làm cơ sở yêu cầu bồi thường hoặc khởi kiện.
Quy trình lập vi bằng thương mại gồm các bước sau:
5.1. Nộp yêu cầu lập vi bằng
Doanh nghiệp gửi văn bản yêu cầu lập vi bằng đến Văn phòng Thừa phát lại, nêu rõ nội dung, sự kiện, hành vi cần ghi nhận.
5.2. Thừa phát lại tiến hành lập vi bằng
Trực tiếp chứng kiến sự kiện, hành vi thương mại.
Ghi nhận khách quan bằng hình ảnh, video, tài liệu kèm theo.
Soạn thảo vi bằng theo mẫu quy định.
5.3. Đăng ký vi bằng tại Sở Tư pháp
Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày lập, Văn phòng Thừa phát lại phải gửi vi bằng đến Sở Tư pháp để đăng ký. Sau khi được đăng ký, vi bằng có giá trị sử dụng.
6. Lưu ý cho doanh nghiệp khi lập vi bằng thương mại
Vi bằng chỉ nên sử dụng để ghi nhận sự kiện, hành vi, không thể thay thế hợp đồng hay giấy tờ pháp lý bắt buộc.
Doanh nghiệp cần kết hợp hợp đồng thương mại bằng văn bản và vi bằng để tăng tính pháp lý.
Nên chọn Văn phòng Thừa phát lại uy tín để đảm bảo vi bằng được lập đúng quy trình, có giá trị sử dụng.
Trong trường hợp liên quan đến tài sản đặc biệt như bất động sản, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hợp đồng công chứng, không thể dùng vi bằng thay thế.
>>> Xem thêm: Bạn đã biết cách tính Phí công chứng chính xác chưa?
Kết luận
Vi bằng thương mại là công cụ pháp lý hữu ích giúp doanh nghiệp ghi nhận khách quan các sự kiện, hành vi trong giao dịch, đặc biệt trong trường hợp tranh chấp có thể phát sinh. Tuy nhiên, vi bằng không thay thế hợp đồng thương mại hoặc văn bản công chứng/chứng thực. Vì vậy, doanh nghiệp cần sử dụng vi bằng đúng mục đích, kết hợp với các hình thức pháp lý khác để bảo đảm an toàn và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
