Quy trình công chứng hợp đồng thế chấp tài sản nhà xưởng
Trong các giao dịch vay vốn, mua bán hoặc bảo đảm nghĩa vụ dân sự, việc doanh nghiệp sử dụng nhà xưởng làm tài sản bảo đảm là phổ biến. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và tránh rủi ro tranh chấp, việc công chứng hợp đồng thế chấp nhà xưởng là bắt buộc. Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy trình, lưu ý và ví dụ minh họa thực tế.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng ở những địa chỉ nào? Khám phá các địa chỉ công chứng tại các khu vực trung tâm Hà Nội
1. Căn cứ pháp lý
Các văn bản pháp lý điều chỉnh việc công chứng hợp đồng thế chấp nhà xưởng gồm:
Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025): quy định thẩm quyền công chứng viên, trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng dân sự, bao gồm hợp đồng thế chấp tài sản cố định.
Bộ luật Dân sự 2015, Điều 317–327: quy định quyền và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch bảo đảm bằng tài sản.
Luật Đất đai 2013: quy định về quyền sử dụng đất, sở hữu nhà xưởng, chuyển nhượng và bảo đảm nghĩa vụ.
Luật Giao dịch bảo đảm 2017: hướng dẫn đăng ký giao dịch bảo đảm và hiệu lực của hợp đồng thế chấp đối với bên thứ ba.
Nghị định 104/2025/NĐ‑CP: hướng dẫn chi tiết về công chứng, công chứng điện tử và lưu trữ hồ sơ.
Những căn cứ này đảm bảo việc công chứng hợp đồng thế chấp nhà xưởng diễn ra hợp pháp và hạn chế rủi ro tranh chấp.
2. Điều kiện công chứng hợp đồng thế chấp nhà xưởng
2.1. Chủ thể tham gia
Người thế chấp phải là chủ sở hữu hợp pháp nhà xưởng hoặc được ủy quyền hợp pháp, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Nếu bên vay là tổ chức, đại diện theo pháp luật phải ký hợp đồng và có giấy tờ chứng thực tư cách đại diện hợp pháp.
2.2. Nhà xưởng thế chấp
Nhà xưởng phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp, có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà xưởng, không tranh chấp, không kê biên và chưa thế chấp cho bên thứ ba. Ngân hàng hoặc cá nhân nhận thế chấp thường yêu cầu xác nhận tính pháp lý và trạng thái pháp lý của nhà xưởng trước khi công chứng.
>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứnguy tín tại Hà Nội, đảm bảo đúng pháp luật
3. Hồ sơ cần chuẩn bị
Hồ sơ để công chứng hợp đồng thế chấp nhà xưởng gồm:
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà xưởng và quyền sử dụng đất (sổ đỏ, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà xưởng…).
CMND/CCCD hoặc giấy tờ pháp nhân của bên thế chấp.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy ủy quyền nếu bên thế chấp là tổ chức.
Hợp đồng thế chấp, hợp đồng vay vốn (nếu có).
Chữ ký số và hồ sơ điện tử trong trường hợp công chứng điện tử.
Hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ để công chứng viên kiểm tra tính pháp lý và đảm bảo hợp đồng có hiệu lực.
4. Quy trình công chứng hợp đồng thế chấp nhà xưởng
Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp pháp của các bên cũng như quyền sở hữu nhà xưởng. Sau đó, công chứng viên hoặc các bên soạn thảo hợp đồng, đảm bảo các điều khoản về thông tin tài sản, nghĩa vụ và quyền lợi của các bên, phạm vi bảo đảm, thời hạn, phương thức xử lý khi bên vay vi phạm nghĩa vụ và điều khoản giải quyết tranh chấp.
Các bên ký hợp đồng trực tiếp trước công chứng viên hoặc ký điện tử nếu thực hiện công chứng điện tử. Công chứng viên ghi lời chứng và trả kết quả. Thời gian công chứng tối đa hai ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ, hoặc tối đa mười ngày nếu giao dịch phức tạp. Sau công chứng, hợp đồng cần được đăng ký giao dịch bảo đảm để phát sinh hiệu lực đối kháng với bên thứ ba.
5. Ví dụ minh họa thực tế về công chứng hợp đồng thế chấp nhà xưởng
Công ty ABC vay ngân hàng XYZ 15 tỷ đồng để mở rộng sản xuất. Công ty sử dụng nhà xưởng và quyền sử dụng đất làm tài sản bảo đảm. Hồ sơ gồm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà xưởng, hợp đồng vay vốn, CMND đại diện công ty và ngân hàng. Hồ sơ được nộp tại văn phòng công chứng có thẩm quyền. Công chứng viên kiểm tra hồ sơ, soạn thảo hợp đồng và ghi lời chứng. Các bên ký hợp đồng trực tiếp trước công chứng viên. Công chứng hoàn tất trong hai ngày làm việc và ngân hàng đăng ký giao dịch bảo đảm để hợp đồng phát sinh hiệu lực đối kháng với bên thứ ba. Kết quả, giao dịch diễn ra minh bạch, hợp pháp và an toàn.
6. Lưu ý khi công chứng hợp đồng thế chấp nhà xưởng
Cần chọn văn phòng công chứng có thẩm quyền theo quy định pháp luật. Nhà xưởng phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp, không tranh chấp, không kê biên và hồ sơ đầy đủ. Năng lực pháp lý của các bên cần được xác minh kỹ lưỡng. Khi có thể, áp dụng công chứng điện tử để tiết kiệm thời gian và chi phí. Sau công chứng, đăng ký giao dịch bảo đảm là bắt buộc để hợp đồng phát sinh hiệu lực đối kháng với bên thứ ba. Đồng thời, cần đảm bảo sự nhất quán giữa hợp đồng vay vốn và hợp đồng thế chấp để tránh mâu thuẫn về nghĩa vụ và quyền lợi.
>>> Xem thêm: Sao y bản chính là gì? Được sử dụng trong bao lâu?
Việc công chứng hợp đồng thế chấp nhà xưởng là bước quan trọng để giao dịch diễn ra minh bạch, hợp pháp và an toàn. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tuân thủ quy định pháp luật và áp dụng công chứng điện tử sẽ giúp các bên hạn chế rủi ro tranh chấp, bảo vệ quyền lợi của cả bên vay và bên nhận thế chấp.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Hướng dẫn thực hiện thủ tục ly hôn thuận tình theo quy định mới nhất
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
