Tiêu hủy hồ sơ công chứng do lỗi chủ quan chi tiết năm 2026
Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ pháp lý đặc biệt quan trọng, phản ánh toàn bộ quá trình xác lập, kiểm tra và chứng nhận tính hợp pháp của giao dịch. Trong trường hợp hồ sơ công chứng bị tiêu hủy do lỗi chủ quan của tổ chức hành nghề công chứng hoặc cá nhân có liên quan, hậu quả pháp lý không chỉ dừng lại ở vi phạm nghĩa vụ lưu trữ mà còn có thể làm phát sinh trách nhiệm pháp lý đa tầng. Việc phân tích trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị tiêu hủy do lỗi chủ quan vì vậy có ý nghĩa thiết thực trong việc phòng ngừa rủi ro và bảo đảm an toàn pháp lý cho hoạt động công chứng.
>>> Xem thêm: Bí quyết tìm văn phòng công chứng gần nhất và uy tín chỉ trong 1 phút
1. Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định pháp luật
1.1. Lưu trữ hồ sơ công chứng là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc
Theo pháp luật về công chứng, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ, an toàn hồ sơ công chứng theo thời hạn luật định. Hồ sơ công chứng bao gồm hợp đồng, giao dịch đã được công chứng và toàn bộ tài liệu liên quan do người yêu cầu công chứng cung cấp hoặc do công chứng viên lập trong quá trình hành nghề.
Nghĩa vụ lưu trữ này mang tính bắt buộc, không phụ thuộc vào giá trị giao dịch hay khả năng phát sinh tranh chấp trong tương lai.
1.2. Tiêu hủy hồ sơ công chứng và ranh giới hợp pháp
Pháp luật chỉ cho phép tiêu hủy hồ sơ công chứng trong những trường hợp hết thời hạn lưu trữ và phải tuân thủ đúng trình tự, thủ tục do cơ quan có thẩm quyền quy định. Mọi hành vi tiêu hủy hồ sơ công chứng ngoài các trường hợp này, đặc biệt là do lỗi chủ quan, đều bị xem là vi phạm pháp luật.
2. Nhận diện lỗi chủ quan dẫn đến việc tiêu hủy hồ sơ công chứng
2.1. Khái niệm lỗi chủ quan trong lưu trữ hồ sơ công chứng
Lỗi chủ quan trong lưu trữ hồ sơ công chứng được hiểu là lỗi phát sinh từ ý chí hoặc sự cẩu thả, thiếu trách nhiệm của chủ thể quản lý hồ sơ, bao gồm cả lỗi cố ý và lỗi vô ý. Đây là yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng bị tiêu hủy.
2.2. Các dạng lỗi chủ quan thường gặp
Trong thực tiễn, việc hồ sơ công chứng lưu trữ bị tiêu hủy do lỗi chủ quan thường xuất phát từ:
Tiêu hủy hồ sơ trái quy định do nhầm lẫn thời hạn lưu trữ
Không thực hiện đầy đủ biện pháp bảo quản dẫn đến mất mát, hư hỏng hồ sơ
Tự ý tiêu hủy hồ sơ để che giấu sai sót trong hoạt động công chứng
Buông lỏng quản lý kho lưu trữ, giao hồ sơ cho người không có thẩm quyền quản lý
Những hành vi này đều thể hiện sự vi phạm nghĩa vụ nghề nghiệp và nghĩa vụ pháp lý.
>>> Xem thêm: Những câu hỏi nên đặt trước khi ký hợp đồng với dịch vụ làm sổ đỏ
3. Trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng
3.1. Trách nhiệm hành chính
Khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị tiêu hủy do lỗi chủ quan, tổ chức hành nghề công chứng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về xử phạt trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp. Mức xử phạt được xác định dựa trên tính chất, mức độ vi phạm và hậu quả thực tế gây ra.
Ngoài hình thức phạt tiền, tổ chức vi phạm còn có thể bị áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả như buộc khôi phục lại hồ sơ trong khả năng cho phép hoặc tăng cường biện pháp quản lý lưu trữ.
3.2. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại
Nếu việc tiêu hủy hồ sơ công chứng gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng hoặc bên thứ ba, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải bồi thường thiệt hại theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015. Thiệt hại có thể bao gồm thiệt hại vật chất và thiệt hại phát sinh từ việc không thể sử dụng hồ sơ công chứng làm chứng cứ.
Trong trường hợp này, việc xác định mối quan hệ nhân quả giữa hành vi tiêu hủy hồ sơ và thiệt hại là yếu tố then chốt để phát sinh trách nhiệm bồi thường.
4. Trách nhiệm pháp lý của công chứng viên và cá nhân liên quan
4.1. Trách nhiệm kỷ luật nghề nghiệp
Công chứng viên trực tiếp quản lý hoặc có liên quan đến việc tiêu hủy hồ sơ công chứng do lỗi chủ quan có thể bị xử lý kỷ luật theo quy định về quản lý công chứng viên. Hình thức kỷ luật được áp dụng tùy thuộc vào mức độ vi phạm, từ khiển trách, cảnh cáo đến tạm đình chỉ hành nghề.
4.2. Trách nhiệm pháp lý khác (nếu có)
Trong trường hợp việc tiêu hủy hồ sơ công chứng mang dấu hiệu cố ý nhằm che giấu vi phạm hoặc gây hậu quả nghiêm trọng, cá nhân thực hiện hành vi có thể bị xem xét trách nhiệm pháp lý khác theo quy định của pháp luật có liên quan.
>>> Xem thêm: Giấy chứng nhận kết hôn được cấp mấy bản khi hoàn thànhthủ tục đăng ký kết hôn?
5. Giá trị của hồ sơ công chứng lưu trữ và hệ quả khi bị tiêu hủy
Hồ sơ công chứng lưu trữ là chứng cứ pháp lý quan trọng trong:
Giải quyết tranh chấp hợp đồng, giao dịch
Xác định trách nhiệm của công chứng viên khi có khiếu nại, tố cáo
Phục vụ hoạt động thanh tra, kiểm tra, xét xử
Việc hồ sơ công chứng bị tiêu hủy do lỗi chủ quan không chỉ làm suy giảm khả năng bảo vệ quyền lợi của người yêu cầu công chứng mà còn làm mất đi căn cứ để xác định trách nhiệm pháp lý của các chủ thể liên quan.
6. Biện pháp phòng ngừa rủi ro pháp lý trong lưu trữ hồ sơ công chứng
Để hạn chế trách nhiệm pháp lý phát sinh, tổ chức hành nghề công chứng cần:
Thiết lập quy trình lưu trữ, tiêu hủy hồ sơ chặt chẽ, đúng quy định
Phân định rõ trách nhiệm cá nhân trong quản lý hồ sơ
Tăng cường kiểm tra nội bộ và đào tạo nghiệp vụ lưu trữ
Chủ động số hóa hồ sơ nhưng vẫn bảo đảm nguyên tắc an toàn và bảo mật
Việc phòng ngừa rủi ro trong lưu trữ hồ sơ công chứng là yêu cầu tất yếu trong bối cảnh hoạt động công chứng ngày càng chịu sự giám sát chặt chẽ.
Hồ sơ công chứng lưu trữ bị tiêu hủy do lỗi chủ quan là hành vi vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên. Hành vi này có thể kéo theo nhiều loại trách nhiệm pháp lý, từ xử phạt hành chính, bồi thường thiệt hại đến xử lý kỷ luật nghề nghiệp. Việc tuân thủ nghiêm túc quy định về lưu trữ hồ sơ không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là điều kiện nền tảng để bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch đã được công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
