Trong thực tiễn giải quyết tranh chấp dân sự, không ít trường hợp tranh chấp chỉ phát sinh sau nhiều năm kể từ thời điểm hợp đồng, giao dịch được công chứng. Khi đó, lưu trữ hồ sơ công chứng trở thành yếu tố then chốt để xác định hiệu lực giao dịch, trách nhiệm của các bên cũng như trách nhiệm của công chứng viên. Việc bảo đảm hồ sơ công chứng được lưu trữ đầy đủ, lâu dài và đúng quy định pháp luật có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc giải quyết tranh chấp phát sinh muộn.
>>> Xem thêm: Mọi thủ tục đều được giải thích rõ ràng, giúp bạn yên tâm tuyệt đối khi thực hiện tại phòng công chứng.
1. Lưu trữ hồ sơ công chứng và cơ sở pháp lý áp dụng khi tranh chấp phát sinh sau nhiều năm
1.1. Khái niệm lưu trữ hồ sơ công chứng
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng bao gồm văn bản công chứng và toàn bộ giấy tờ liên quan đến việc công chứng hợp đồng, giao dịch. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ này theo đúng trình tự, thời hạn và bảo đảm an toàn.
Lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ phục vụ công tác quản lý nhà nước mà còn nhằm đáp ứng yêu cầu chứng minh khi có tranh chấp phát sinh sau thời gian dài.
1.2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng theo luật hiện hành
Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014:
Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tối thiểu 20 năm
Một số hồ sơ có giá trị lịch sử, pháp lý đặc biệt phải được lưu trữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật về lưu trữ
Quy định này thể hiện rõ dự liệu của pháp luật đối với các tranh chấp có thể phát sinh sau nhiều năm kể từ thời điểm công chứng.
2. Vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng khi tranh chấp phát sinh sau thời gian dài
2.1. Căn cứ xác định hiệu lực hợp đồng, giao dịch
Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có hiệu lực khi đáp ứng đủ điều kiện về chủ thể, ý chí và nội dung.
Khi tranh chấp phát sinh sau nhiều năm, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để:
Xác định tại thời điểm giao kết, các bên có đủ năng lực hành vi dân sự hay không
Làm rõ ý chí tự nguyện của các bên
Kiểm tra tính hợp pháp của đối tượng và nội dung giao dịch
2.2. Chứng minh trình tự, thủ tục công chứng đã được tuân thủ
Theo Điều 7 và Điều 40 Luật Công chứng 2014, công chứng viên phải trực tiếp kiểm tra hồ sơ, giải thích pháp luật và chứng kiến việc ký kết.
HS công chứng lưu trữ giúp chứng minh:
Trình tự công chứng được thực hiện đúng quy định
Không có hành vi bỏ sót, vi phạm nghĩa vụ nghề nghiệp
Văn bản công chứng được lập đúng thời điểm và hoàn cảnh pháp lý
3. Lưu trữ hồ sơ công chứng trong giải quyết tranh chấp phát sinh sau nhiều năm tại Tòa án
3.1. Giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu.
Trong các vụ án phát sinh sau nhiều năm, HS công chứng lưu trữ là căn cứ để:
Đối chiếu nội dung văn bản công chứng với hồ sơ gốc
Xác định có hay không hành vi giả mạo, sửa chữa, bổ sung trái phép
Làm rõ bản chất pháp lý của giao dịch tại thời điểm xác lập
3.2. Hạn chế rủi ro suy diễn khi chứng cứ khác không còn đầy đủ
Thực tế cho thấy, sau nhiều năm:
Nhân chứng có thể không còn hoặc không nhớ rõ sự việc
Tài liệu do các bên lưu giữ có thể bị thất lạc
Dữ liệu phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng không còn đầy đủ
Trong bối cảnh đó, HS công chứng lưu trữ trở thành nguồn chứng cứ khách quan, ổn định và có giá trị pháp lý cao nhất.
4. Lưu trữ hồ sơ công chứng và trách nhiệm pháp lý khi tranh chấp phát sinh muộn
4.1. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng
Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại nếu lỗi của công chứng viên gây ra.
Việc lưu trữ HS công chứng đầy đủ giúp:
Xác định rõ có hay không lỗi của công chứng viên
Phân biệt trách nhiệm của công chứng viên với trách nhiệm của các bên giao dịch
Bảo vệ tổ chức hành nghề công chứng trước các yêu cầu bồi thường không có căn cứ
4.2. Trách nhiệm của các bên tham gia giao dịch
HS công chứng lưu trữ cũng là căn cứ để:
Xác định nghĩa vụ đã được các bên thỏa thuận
Làm rõ quyền và trách nhiệm phát sinh theo hợp đồng
Hạn chế việc phủ nhận giao dịch sau nhiều năm nhằm trốn tránh nghĩa vụ
>>> Xem thêm: Hướng dẫn làm giấy ủy quyền có giá trị pháp lý cao – tham khảo Công chứng ủy quyền.
5. Ví dụ minh họa thực tế về lưu trữ hồ sơ công chứng khi tranh chấp phát sinh sau nhiều năm
Một hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được công chứng năm 2010. Đến năm 2024, người thừa kế của bên chuyển nhượng khởi kiện yêu cầu tuyên hợp đồng vô hiệu với lý do người ký hợp đồng khi đó không minh mẫn.
Trong quá trình giải quyết vụ án, Tòa án căn cứ HS công chứng lưu trữ và xác định:
Có đầy đủ giấy tờ nhân thân hợp lệ tại thời điểm công chứng
Có biên bản làm việc ghi nhận tình trạng nhận thức của người ký
Công chứng viên đã thực hiện đầy đủ việc giải thích quyền và nghĩa vụ theo Điều 7 Luật Công chứng 2014
Trên cơ sở đó, Tòa án kết luận hợp đồng có hiệu lực pháp luật và bác yêu cầu khởi kiện.
Lưu trữ hồ sơ công chứng khi có tranh chấp phát sinh sau nhiều năm không chỉ là nghĩa vụ pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng mà còn là cơ chế bảo đảm an toàn pháp lý cho toàn bộ giao dịch dân sự. Hồ sơ công chứng được lưu trữ đầy đủ, đúng quy định là căn cứ quan trọng để xác định hiệu lực hợp đồng, giải quyết tranh chấp khách quan và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên cũng như của công chứng viên trong bối cảnh thời gian đã kéo dài.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
