Thời gian lưu trữ hồ sơ công chứng văn bản từ chối nhận di sản
Trong hoạt động công chứng, việc lưu trữ hồ sơ công chứng từ chối nhận di sản đóng vai trò quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch, khả năng tra cứu và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rõ thời gian lưu trữ các hồ sơ này là bao lâu và được quy định cụ thể ở đâu. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp luật về thời gian, cách thức và trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng văn bản từ chối nhận di sản theo quy định hiện hành.
Thời gian lưu trữ hồ sơ công chứng văn bản từ chối nhận di sản
Theo quy định tại “Điều 61 Luật Công chứng 2014” và hướng dẫn chi tiết tại “Thông tư 06/2015/TT-BTP”:
Tất cả hồ sơ công chứng, bao gồm hồ sơ từ chối nhận di sản, phải được lưu trữ vĩnh viễn tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện công chứng.
Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng chấm dứt hoạt động, hồ sơ công chứng được chuyển giao cho Sở Tư pháp nơi tổ chức đặt trụ sở để tiếp tục quản lý, bảo quản.
Điều này có nghĩa rằng, người dân hoàn toàn có thể yêu cầu tra cứu hoặc trích lục lại hồ sơ công chứng (kể cả văn bản từ chối nhận di sản) tại bất kỳ thời điểm nào trong tương lai, miễn là cung cấp đủ thông tin xác thực.
Quy trình và hình thức lưu trữ hồ sơ công chứng
Theo quy định của Bộ Tư pháp, hồ sơ công chứng được lưu trữ dưới hai hình thức:
Lưu trữ bản giấy (bản cứng):
Hồ sơ được sắp xếp, đánh số và lưu trong tủ bảo quản chuyên dụng, có kiểm soát an toàn, phòng cháy, chống ẩm mốc.
Hồ sơ này không được tự ý tiêu hủy hoặc di chuyển ra ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng khi chưa có lý do chính đáng.
Lưu trữ bản điện tử (bản số hóa):
Theo xu hướng chuyển đổi số, nhiều tổ chức công chứng thực hiện số hóa hồ sơ công chứng, giúp dễ dàng tra cứu, sao lục, và tránh mất mát tài liệu.
Việc lưu trữ điện tử phải đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu do Bộ Tư pháp và Bộ Thông tin & Truyền thông quy định.
>>> Xem thêm: Những sai lầm thường gặp khi tínhphí công chứng và cách khắc phục
Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng trong việc lưu trữ
Tổ chức hành nghề công chứng có các nghĩa vụ pháp lý sau khi tiếp nhận và hoàn tất hồ sơ công chứng:
“Lập và lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng, bao gồm bản chính văn bản công chứng và các tài liệu liên quan”;
“Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin hồ sơ công chứng”;
“Không được tiêu hủy hồ sơ công chứng, trừ khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật”;
“Cung cấp hồ sơ, trích lục, bản sao khi có yêu cầu hợp pháp từ người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền”.
>>> Xem thêm: Lý do nên ưu tiên sử dụngdịch vụ sổ đỏ thay vì tự nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước
Hậu quả pháp lý nếu không lưu trữ hoặc lưu trữ sai quy định
Nếu tổ chức hành nghề công chứng không thực hiện đúng quy định về lưu trữ hồ sơ, có thể bị:
Xử phạt hành chính theo “Nghị định số 82/2020/NĐ-CP” (mức phạt đến 30 triệu đồng);
Bị thu hồi giấy phép hành nghề công chứng nếu vi phạm nghiêm trọng, gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng hoặc cơ quan nhà nước;
Phải bồi thường thiệt hại nếu việc mất, hỏng hoặc thất lạc hồ sơ ảnh hưởng đến quyền lợi của người yêu cầu công chứng.
Kết luận
Tóm lại, theo quy định pháp luật hiện hành, hồ sơ công chứng văn bản từ chối nhận di sản phải được lưu trữ vĩnh viễn tại tổ chức hành nghề công chứng. Việc lưu trữ không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là cách bảo đảm quyền lợi lâu dài cho người dân trong các vấn đề liên quan đến thừa kế. Do đó, người dân nên lựa chọn tổ chức công chứng uy tín, thực hiện đúng quy trình lưu trữ hồ sơ để bảo đảm tính pháp lý và khả năng tra cứu khi cần.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
