Hồ sơ công chứng lưu trữ là tập hợp các tài liệu chứa đựng thông tin nhân thân, tài sản và giao dịch có giá trị pháp lý cao. Việc bảo đảm chỉ những chủ thể có thẩm quyền mới được tiếp cận hồ sơ công chứng là yêu cầu bắt buộc trong hoạt động công chứng. Khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị truy cập bởi người không có thẩm quyền, hành vi này không chỉ xâm phạm nguyên tắc bảo mật thông tin mà còn có thể làm phát sinh nhiều loại trách nhiệm pháp lý khác nhau. Phân tích trách nhiệm pháp lý trong trường hợp này có ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao kỷ luật lưu trữ và phòng ngừa rủi ro cho tổ chức hành nghề công chứng.
>>> Xem thêm: Ly hôn nhưng chưa chia tài sản, văn phòng công chứng có hỗ trợ không?
1. Cơ sở pháp lý về bảo mật và tiếp cận hồ sơ công chứng lưu trữ
1.1. Nguyên tắc bảo mật thông tin công chứng
Pháp luật về công chứng quy định công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ “giữ bí mật nội dung công chứng”, trừ các trường hợp được pháp luật cho phép. Nghĩa vụ bảo mật này được áp dụng xuyên suốt từ giai đoạn tiếp nhận hồ sơ, thực hiện công chứng đến giai đoạn lưu trữ và khai thác hồ sơ công chứng.
Việc giới hạn quyền tiếp cận hồ sơ công chứng lưu trữ là một biểu hiện cụ thể của nguyên tắc bảo mật.
1.2. Chủ thể có thẩm quyền truy cập hồ sơ công chứng
Theo quy định pháp luật, chỉ các chủ thể sau mới được quyền tiếp cận, khai thác hồ sơ công chứng lưu trữ:
Người yêu cầu công chứng hoặc người đại diện hợp pháp
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật
Tổ chức, cá nhân khác trong các trường hợp đặc biệt được pháp luật cho phép
Mọi hành vi truy cập hồ sơ công chứng ngoài các trường hợp này đều bị coi là trái pháp luật.
>>> Xem thêm: Đánh giá ưu – nhược điểm củadịch vụ làm sổ đỏ hiện nay
2. Nhận diện hành vi truy cập hồ sơ công chứng trái thẩm quyền
2.1. Các hình thức truy cập trái phép thường gặp
Trong thực tiễn, việc hồ sơ công chứng lưu trữ bị truy cập bởi người không có thẩm quyền có thể xảy ra dưới nhiều hình thức:
Cá nhân trong tổ chức hành nghề công chứng tự ý xem, sao chụp hồ sơ không thuộc phạm vi công việc
Cung cấp thông tin hồ sơ cho bên thứ ba không có căn cứ pháp lý
Truy cập trái phép vào hệ thống lưu trữ điện tử hồ sơ công chứng
Để lộ thông tin do quản lý lỏng lẻo, không kiểm soát quyền truy cập
Các hành vi này đều làm phát sinh nguy cơ xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng.
2.2. Yếu tố lỗi trong hành vi truy cập trái thẩm quyền
Lỗi có thể là lỗi cố ý hoặc lỗi vô ý. Việc xác định lỗi có ý nghĩa quan trọng trong việc xem xét mức độ và loại trách nhiệm pháp lý. Dù là lỗi vô ý do buông lỏng quản lý, trách nhiệm pháp lý vẫn có thể phát sinh nếu gây hậu quả.
3. Trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng
3.1. Trách nhiệm hành chính
Khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị truy cập bởi người không có thẩm quyền, tổ chức hành nghề công chứng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về xử phạt trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp. Hành vi vi phạm nghĩa vụ bảo mật thông tin và quản lý hồ sơ công chứng là căn cứ trực tiếp để áp dụng chế tài.
Ngoài hình thức phạt tiền, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu tổ chức vi phạm áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả, như siết chặt quy trình quản lý, bảo mật hồ sơ.
3.2. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại
Nếu việc truy cập trái thẩm quyền gây thiệt hại thực tế cho người yêu cầu công chứng hoặc bên thứ ba, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải bồi thường thiệt hại theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015. Thiệt hại có thể bao gồm thiệt hại vật chất và thiệt hại phát sinh từ việc bị xâm phạm bí mật thông tin.
4. Trách nhiệm pháp lý của công chứng viên và cá nhân có liên quan
4.1. Trách nhiệm kỷ luật nghề nghiệp
Công chứng viên hoặc nhân sự liên quan trực tiếp đến hành vi truy cập trái thẩm quyền có thể bị xử lý kỷ luật theo quy định về quản lý công chứng viên và người lao động trong tổ chức hành nghề công chứng. Hình thức kỷ luật phụ thuộc vào tính chất, mức độ vi phạm và hậu quả gây ra.
4.2. Trách nhiệm pháp lý khác (nếu có)
Trong trường hợp hành vi truy cập trái phép mang tính chất nghiêm trọng, cố ý hoặc gây hậu quả lớn, cá nhân thực hiện hành vi có thể bị xem xét trách nhiệm pháp lý khác theo quy định của pháp luật có liên quan.
5. Hệ quả pháp lý đối với giá trị hồ sơ công chứng lưu trữ
Việc hồ sơ công chứng lưu trữ bị truy cập bởi người không có thẩm quyền không làm mất hiệu lực pháp lý của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng. Tuy nhiên, hành vi này có thể:
Làm phát sinh tranh chấp về trách nhiệm bảo mật
Làm suy giảm niềm tin của người dân đối với hoạt động công chứng
Trở thành căn cứ khiếu nại, tố cáo đối với tổ chức hành nghề công chứng
Do đó, hậu quả pháp lý không chỉ dừng lại ở chế tài mà còn ảnh hưởng đến uy tín nghề nghiệp.
6. Biện pháp phòng ngừa rủi ro pháp lý trong quản lý hồ sơ công chứng lưu trữ
Để hạn chế trách nhiệm pháp lý phát sinh, tổ chức hành nghề công chứng cần:
Xây dựng quy chế nội bộ về phân quyền truy cập hồ sơ
Tăng cường kiểm soát và giám sát việc khai thác hồ sơ
Đào tạo nhân sự về nghĩa vụ bảo mật thông tin
Ứng dụng các biện pháp kỹ thuật bảo mật đối với hồ sơ lưu trữ điện tử
Phòng ngừa vi phạm là giải pháp hiệu quả nhất để bảo đảm an toàn pháp lý trong hoạt động lưu trữ hồ sơ công chứng.
Hồ sơ công chứng lưu trữ bị truy cập bởi người không có thẩm quyền là hành vi vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ bảo mật thông tin trong hoạt động công chứng. Hành vi này có thể kéo theo nhiều loại trách nhiệm pháp lý đối với tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân có liên quan. Việc tuân thủ chặt chẽ quy định về bảo mật và quản lý hồ sơ công chứng không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là điều kiện nền tảng để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng và uy tín của nghề công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
