Công chứng giấy tờ: Hướng dẫn chi tiết thủ tục và hồ sơ cần thiết
Công chứng giấy tờ là thủ tục pháp lý phổ biến và cần thiết trong nhiều giao dịch dân sự như mua bán, chuyển nhượng, ủy quyền, thừa kế… Tuy nhiên, không ít người vẫn còn mơ hồ về quy trình, chi phí và các loại hồ sơ cần chuẩn bị. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ thủ tục công chứng giấy tờ, căn cứ pháp lý và những lưu ý quan trọng khi thực hiện.
>>> Xem thêm: Muốn công chứng giấy tờ tiện lợi, nhanh chóng? Đây là giải pháp dành cho bạn!
1. Công chứng giấy tờ là gì? Khi nào cần công chứng giấy tờ?
Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự, văn bản dịch hoặc các loại giấy tờ theo quy định pháp luật.
Bạn nên thực hiện trong các trường hợp sau:
Mua bán, chuyển nhượng nhà đất
Làm hợp đồng ủy quyền, hợp đồng vay tài sản
Dịch thuật giấy tờ để sử dụng ở nước ngoài
Xác nhận bản sao đúng với bản chính (bằng cấp, giấy tờ tùy thân…)
Việc công chứng giúp đảm bảo tính pháp lý, tránh tranh chấp và tạo điều kiện cho các giao dịch dân sự được thừa nhận hợp pháp.
Một số văn bản pháp luật điều chỉnh hoạt động công chứng gồm:
Luật Công chứng 2014
Bộ luật Dân sự 2015
Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cấp bản sao, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký
Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn nghiệp vụ công chứng
3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng giấy tờ
3.1 Đối với cá nhân
Giấy tờ gốc cần công chứng (hoặc bản chính để đối chiếu)
Bản sao các giấy tờ trên (nếu cần công chứng bản sao)
CCCD/Hộ chiếu còn hạn
Sổ hộ khẩu (nếu yêu cầu xác minh thêm thông tin)
Các giấy tờ liên quan (giấy kết hôn, khai sinh, giấy xác nhận độc thân…)
Ví dụ: Anh Minh muốn công chứng hợp đồng mua bán xe, cần chuẩn bị: CMND hai bên, giấy đăng ký xe, hợp đồng mua bán xe mẫu, và giấy tờ xác minh quyền sở hữu.
Phí công chứng được quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC, ví dụ:
Công chứng hợp đồng mua bán tài sản: tính theo giá trị tài sản
Công chứng bản sao: 2.000 – 3.000 đồng/trang
Công chứng giấy tờ dịch thuật: 10.000 – 20.000 đồng/trang
Tùy từng văn phòng công chứng, có thể thu thêm phí lưu trữ, in ấn hoặc phí ngoài giờ (nếu công chứng tại nhà).
6. Một số lưu ý quan trọng khi công chứng giấy tờ
Kiểm tra kỹ thông tin trên giấy tờ gốc
Không công chứng thay người khác nếu không có ủy quyền hợp lệ
Chỉ chọn các văn phòng công chứng hợp pháp, có công chứng viên có thẻ hành nghề
7. Ví dụ minh họa thực tế
Trường hợp thực tế: Chị Hồng (TP.HCM) muốn bán nhà do cha mẹ để lại. Vì nhà đã có sổ đỏ và chia thừa kế, chị cần:
Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản (có chữ ký các đồng thừa kế)
Chuẩn bị CMND, sổ hộ khẩu, giấy khai tử của cha mẹ
Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã điền trước thông tin
Chị được hướng dẫn đến Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ, tại đây hồ sơ được xử lý trong 1 buổi, chi phí công chứng khoảng 1 triệu đồng.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có trách nhiệm tư vấn pháp lý cho khách hàng không?
Kết luận
Công chứng giấy tờ là bước không thể thiếu trong các giao dịch dân sự, giúp đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và an toàn. Để tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro, bạn nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và lựa chọn văn phòng công chứng uy tín. Nếu cần tư vấn hoặc hỗ trợ làm hồ sơ công chứng, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được hướng dẫn chi tiết và tận tâm.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
