Công chứng bản dịch hộ chiếu nước ngoài để làm hồ sơ lao động tại Việt Nam
Khi người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, một trong những giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ xin cấp giấy phép lao động là công chứng bản dịch hộ chiếu nước ngoài. Do hộ chiếu là giấy tờ tùy thân quốc tế, việc dịch thuật và công chứng phải tuân thủ đúng quy định pháp luật để đảm bảo giá trị pháp lý. Nhiều người bị từ chối hồ sơ do dịch sai, thiếu trang hoặc công chứng không đúng thẩm quyền. Bài viết dưới đây cung cấp hướng dẫn mới nhất về yêu cầu pháp lý, hồ sơ và quy trình công chứng bản dịch hộ chiếu cho người nước ngoài.
>>> Xem thêm: Lý do khiến bạn nên quay lạivăn phòng công chứng cũ thay vì đổi nơi mới
1. Hộ chiếu nước ngoài có bắt buộc phải dịch công chứng khi làm hồ sơ lao động?
Theo yêu cầu của cơ quan quản lý lao động, đặc biệt là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tại các tỉnh/thành, hộ chiếu nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng đầy đủ trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động.
Lý do bắt buộc:
Hộ chiếu là giấy tờ xác nhận nhân thân, ngày sinh, quốc tịch và số hộ chiếu – thông tin cốt lõi để xác minh người lao động.
Các thông tin này phải được dịch chính xác, có bản công chứng để được pháp luật Việt Nam công nhận và sử dụng trong các thủ tục hành chính.
2. Căn cứ pháp lý khi công chứng bản dịch hộ chiếu nước ngoài
Việc dịch và công chứng hộ chiếu nước ngoài phải tuân theo các văn bản pháp luật sau:
“Luật Công chứng 2014” – quy định thẩm quyền, trình tự công chứng bản dịch.
“Nghị định 23/2015/NĐ-CP” – quy định chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký người dịch.
“Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam” (sửa đổi 2019).
Quy định của từng địa phương về thành phần hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Trong đó, điều quan trọng nhất là bản dịch phải do người dịch có chuyên môn ngôn ngữ, ký tên và được công chứng viên chứng thực chữ ký tại tổ chức hành nghề công chứng.
4.3. Thông tin liên quan đến hồ sơ lao động (nếu cơ quan công chứng yêu cầu)
Giấy phép lao động cũ
Visa hoặc thẻ tạm trú
Hợp đồng lao động (để đối chiếu tính hợp pháp)
4.4. Phiếu yêu cầu công chứng
Theo mẫu của tổ chức hành nghề công chứng.
5. Quy trình công chứng bản dịch hộ chiếu nước ngoài
Bước 1: Nộp hộ chiếu gốc và bản photo
Công chứng viên kiểm tra thông tin, tình trạng hộ chiếu và số trang cần dịch.
Bước 2: Dịch hộ chiếu sang tiếng Việt
Người dịch chuyên nghiệp thực hiện dịch, ký tên vào phần cuối bản dịch.
Bước 3: Công chứng chữ ký người dịch
Công chứng viên xác nhận chữ ký người dịch đúng theo “Luật Công chứng 2014”.
Bước 4: Đóng dấu giáp lai và trả kết quả
Tổ chức công chứng đóng dấu, ghi lời chứng và trả hồ sơ cho người yêu cầu.
6. Những trường hợp bị từ chối công chứng bản dịch hộ chiếu nước ngoài
Hộ chiếu hết hạn hoặc bị rách/nát.
Hộ chiếu không phải bản gốc (ảnh chụp, bản scan không được chấp nhận).
Dịch sai nội dung hoặc không đúng bản gốc.
Người dịch không ký vào bản dịch.
Thiếu trang thông tin quan trọng.
Hộ chiếu nghi ngờ là bản giả hoặc bị chỉnh sửa.
7. Lưu ý quan trọng khi công chứng bản dịch hộ chiếu nước ngoài
Luôn mang hộ chiếu gốc để đối chiếu.
Kiểm tra kỹ trang thông tin, ngày cấp, ngày hết hạn trước khi dịch.
Ưu tiên dịch tại phòng công chứng thay vì dịch vụ bên ngoài để tránh bản dịch không được chấp nhận.
Nếu hộ chiếu có nhiều trang bất thường (điều chỉnh, gia hạn), phải dịch tất cả.
8. Kết luận
Việc công chứng bản dịch hộ chiếu nước ngoài là yêu cầu bắt buộc trong hồ sơ xin giấy phép lao động của người nước ngoài tại Việt Nam. Để tránh bị từ chối, người yêu cầu cần chuẩn bị đúng hồ sơ, dịch đủ trang và tuân thủ các yêu cầu pháp lý mới nhất. Khi bản dịch và công chứng đúng chuẩn, hồ sơ lao động sẽ được giải quyết nhanh chóng và hợp pháp.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
