Công chứng hợp đồng thuê nhà khi chủ nhà là tổ chức, doanh nghiệp
Trong nhiều trường hợp, bên cho thuê nhà không phải là cá nhân mà là một tổ chức hoặc doanh nghiệp sở hữu bất động sản với tư cách pháp nhân. Giao dịch thuê tài sản với tổ chức mang tính chất pháp lý cao hơn, đòi hỏi các điều kiện khắt khe về hồ sơ, chữ ký, đại diện và trách nhiệm pháp lý.
Đặc biệt, việc công chứng thuê nhà tổ chức doanh nghiệp trở thành một yếu tố quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực thi hành của hợp đồng, nhất là khi tài sản cho thuê có giá trị lớn hoặc liên quan đến hoạt động kinh doanh lâu dài.
Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc công chứng thuê nhà từ tổ chức, doanh nghiệp
Các quy định pháp luật chính điều chỉnh gồm:
Bộ luật Dân sự 2015: Điều 472 về hợp đồng thuê tài sản
Luật Nhà ở 2023: Điều 122 về hình thức hợp đồng thuê nhà
Luật Doanh nghiệp 2020: Điều 12, 13, 85 về người đại diện theo pháp luật, thẩm quyền giao kết hợp đồng
Luật Công chứng 2024: Điều 44, 45 về nghĩa vụ kiểm tra tính hợp lệ của chủ thể ký kết, hồ sơ kèm theo
Như vậy, việc công chứng hợp đồng thuê nhà khi chủ nhà là pháp nhân tổ chức cần tuân thủ đầy đủ các quy định về người đại diện, hồ sơ pháp lý và nội dung hợp đồng.
Những điểm khác biệt khi công chứng hợp đồng thuê nhà với bên cho thuê là tổ chức
1. Pháp nhân không được ký tùy tiện
Khác với cá nhân có quyền định đoạt tài sản thuộc sở hữu hợp pháp, doanh nghiệp hoặc tổ chức chỉ có thể cho thuê tài sản nếu:
Tài sản đó thuộc quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền quản lý, sử dụng đúng mục đích của tổ chức
Người đại diện ký hợp đồng là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ bằng văn bản
Việc cho thuê tài sản không vi phạm quy định nội bộ như điều lệ doanh nghiệp, quyết định của hội đồng thành viên/cổ đông
2. Hồ sơ công chứng yêu cầu bổ sung pháp lý phức tạp hơn
Tổ chức hành nghề công chứng sẽ yêu cầu các giấy tờ sau để chứng minh tính hợp lệ của tổ chức:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập
Điều lệ công ty (nếu có quy định riêng về thẩm quyền giao kết)
Quyết định bổ nhiệm người đại diện (nếu ký thay)
Biên bản họp, nghị quyết nội bộ (nếu tài sản thuộc sở hữu chung hoặc cần sự phê duyệt)
Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, đất thuộc pháp nhân
Văn bản xác nhận tài sản không bị thế chấp, tranh chấp, hoặc có đồng ý từ bên thứ ba nếu bị ràng buộc
>>> Xem thêm: Làm hợp đồng vay tiền tại văn phòng công chứng – Những lưu ý để tránh sai sót, bảo vệ quyền lợi
3. Nội dung hợp đồng cần quy định rõ mục đích thuê và thời gian thuê
Vì tổ chức cho thuê thường có mục đích sinh lợi, hợp đồng nên quy định rõ:
Mục đích thuê (ở, kinh doanh, đặt văn phòng…)
Giá thuê có bao gồm thuế VAT không
Trách nhiệm kê khai thuế từ bên cho thuê (thường là doanh nghiệp có nghĩa vụ)
Thời hạn thuê và phương thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp nhân
Trường hợp thực tiễn
Một doanh nghiệp tại quận 3, TP.HCM cho cá nhân thuê mặt bằng kinh doanh trong 5 năm. Hợp đồng được ký bởi Phó Giám đốc công ty. Tuy nhiên, khi công chứng viên kiểm tra, không có giấy ủy quyền của Giám đốc, không có điều lệ công ty thể hiện thẩm quyền ký kết. Hợp đồng bị từ chối công chứng do không đảm bảo điều kiện về chủ thể.
Ngược lại, một công ty khác tại Hà Nội thực hiện đầy đủ hồ sơ: Giám đốc trực tiếp ký kết, có biên bản họp của hội đồng quản trị đồng ý cho thuê tài sản, có giấy tờ chứng minh tài sản thuộc công ty. Hợp đồng được công chứng nhanh chóng và sử dụng hợp pháp trong mọi giao dịch về sau.
>>> Xem thêm: Người lần đầu mua đất nên biết: Hướng dẫnkiểm tra sổ đỏ an toàn
Công chứng giúp hạn chế rủi ro pháp lý cho cả bên thuê và bên cho thuê
Công chứng hợp đồng thuê nhà với chủ thể là tổ chức không chỉ là hình thức xác nhận, mà còn là biện pháp đảm bảo:
Người đại diện ký hợp đồng đúng thẩm quyền, tránh bị tuyên vô hiệu do sai chủ thể
Tài sản cho thuê hợp pháp, không bị tranh chấp nội bộ hoặc đang thế chấp trái phép
Nội dung hợp đồng rõ ràng, hợp lệ, có giá trị chứng cứ và thi hành
Ngăn chặn tranh chấp từ cổ đông, thành viên góp vốn về việc sử dụng tài sản không đúng thỏa thuận công ty
Khuyến nghị khi công chứng thuê nhà từ tổ chức, doanh nghiệp
Kiểm tra rõ người đại diện ký hợp đồng có đúng thẩm quyền không
Chuẩn bị đủ hồ sơ pháp lý, đặc biệt là các văn bản nội bộ thể hiện quyền định đoạt tài sản
Ghi rõ trong hợp đồng về thuế (bên nào chịu thuế TNCN/VAT từ tiền thuê nhà)
Nêu rõ phương thức thanh toán, bảo lãnh, điều kiện chấm dứt sớm hoặc đơn phương hủy hợp đồng
Nếu bên cho thuê là tổ chức có vốn nhà nước, cần kiểm tra quy định riêng về định đoạt tài sản công
Kết luận: Giao dịch với pháp nhân – cần chắc chắn từ bước đầu
Trong thời đại pháp lý ngày càng chặt chẽ, việc ký kết và công chứng thuê nhà tổ chức doanh nghiệp không còn đơn thuần là thỏa thuận dân sự, mà là một hoạt động mang tính ràng buộc pháp lý cao. Để bảo vệ quyền lợi lâu dài, cả bên thuê và bên cho thuê cần chuẩn bị kỹ về hồ sơ, nội dung và thực hiện công chứng đúng quy định.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
