Chứng thực bản sao từ bản chính: Thủ tục đơn giản nhưng quan trọng
Chứng thực bản sao là một trong những thủ tục hành chính phổ biến, xuất hiện trong hầu hết các hồ sơ hành chính, học tập, xin việc, kinh doanh hoặc làm các thủ tục pháp lý. Tuy đơn giản, nhưng nếu thực hiện không đúng quy định, người dân có thể bị trả lại hồ sơ hoặc gặp rắc rối pháp lý. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về thủ tục trên, giá trị pháp lý và những lưu ý không nên bỏ qua.
>>> Xem thêm: Những điều cần biết trước khi công chứng giấy tờ sẽ giúp bạn tránh rắc rối pháp lý
1. Chứng thực bản sao là gì?
Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính, nhằm đảm bảo tính chính xác và pháp lý của bản sao đó.
Việc này giúp người dân sử dụng bản sao thay thế bản gốc trong các giao dịch mà không cần phải trình bản chính, đồng thời bảo vệ an toàn cho tài liệu gốc.
2. Khi nào cần chứng thực bản sao?
Bạn cần thực hiện trong các trường hợp như:
Nộp hồ sơ xin việc, học bổng, thi tuyển
Làm thủ tục hành chính như cấp sổ đỏ, giấy phép kinh doanh
Giao dịch nhà đất, vay vốn ngân hàng
Xin visa, làm thủ tục hộ chiếu
Giao dịch dân sự có liên quan đến tài sản hoặc nhân thân
Ví dụ: Khi chị Hạnh nộp hồ sơ làm visa du học, cơ quan tiếp nhận yêu cầu chị nộp bản sao chứng thực học bạ và bằng tốt nghiệp. Nếu chị chỉ nộp bản photo thường, hồ sơ sẽ không được chấp nhận.
>>> Xem thêm: Sao y chứng thực: Phân biệt và giá trị pháp lý cần biết.
3. Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc chứng thực bản sao
Được quy định bởi các văn bản pháp luật sau:
Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực
Luật Công chứng 2014 (trong trường hợp chứng thực tại tổ chức hành nghề công chứng)
4. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
4.1 Hồ sơ cần chuẩn bị
Bạn cần chuẩn bị:
Bản chính giấy tờ cần sao y (ví dụ: giấy khai sinh, hộ khẩu, bằng tốt nghiệp, giấy đăng ký xe…)
Người dân có thể đến bất kỳ địa điểm nào thuận tiện, không phụ thuộc vào nơi đăng ký thường trú.
4.3 Quy trình thực hiện
Bước 1: Người dân nộp bản chính, bản photo và căn cước công dân tại cơ quan chứng thực.
Bước 2: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của bản chính, đối chiếu nội dung với bản sao.
Bước 3: Nếu hợp lệ, bản photo sẽ được ghi lời chứng, đóng dấu xác nhận và trả lại cho người dân.
Bước 4: Người dân nhận và nộp phí theo quy định.
>>> Xem thêm: Dịch vụ sổ đỏ có được thực hiện thay người sử dụng đất khi không có mặt họ không?
4.4 Phí chứng thực bản sao
Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC:
Trang đầu: 2.000 đồng/trang
Trang tiếp theo: 1.000 đồng/trang
Tổng phí không vượt quá 200.000 đồng/bản sao nhiều trang
Một số địa phương có thể thu thêm chi phí in ấn hoặc lưu trữ nếu người dân không mang sẵn bản photo.
5. Giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực
5.1 Được pháp luật công nhận
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, thủ tục hành chính, dân sự, thương mại…
Miễn là bản sao vẫn còn rõ ràng, đầy đủ và đúng nội dung với bản chính, không bị rách nát, chỉnh sửa.
5.2 Thời hạn sử dụng của bản sao chứng thực
Pháp luật không quy định thời hạn cụ thể. Tuy nhiên, các đơn vị tiếp nhận có thể yêu cầu bản sao không quá 3 – 6 tháng, nhất là trong lĩnh vực tuyển dụng, xin visa, thi công chức.
6. Những lưu ý quan trọng khi chứng thực bản sao
Bắt buộc phải có bản chính để đối chiếu
Không chứng thực giấy tờ bị nhàu nát, tẩy xóa, mất góc, sai nội dung
Giấy tờ nước ngoài cần dịch thuật và công chứng sang tiếng Việt trước khi được chứng thực
Cần kiểm tra kỹ nội dung trước khi rời khỏi nơi chứng thực để tránh sai sót
>>> Xem thêm: Công chứng hợp đồng ủy quyền nhiều người – Văn phòng công chứng có bắt buộc lập riêng từng văn bản?
Kết luận
Chứng thực bản sao là một thủ tục đơn giản nhưng giữ vai trò then chốt trong mọi hoạt động pháp lý, hành chính, học tập và kinh doanh. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng, hiểu rõ quy trình và nắm vững giá trị pháp lý sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro và xử lý công việc thuận lợi hơn.
Nếu bạn cần tư vấn hoặc hỗ trợ nhanh chóng, chính xác, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được hướng dẫn tận tình và đúng quy định pháp luật.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
