Không lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng: Chế tài ra sao?
Không lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng là hành vi vi phạm nghiêm trọng quy định pháp luật về công chứng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người yêu cầu công chứng và trách nhiệm nghề nghiệp của tổ chức hành nghề công chứng. Trong bối cảnh số lượng giao dịch công chứng ngày càng tăng, việc tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm tính an toàn pháp lý, minh bạch và khả năng tra cứu khi phát sinh tranh chấp.
>>> Xem thêm: Mô hình tổ chức của Văn phòng công chứng có đáp ứng nguyên tắc xã hội hóa hoạt động công chứng không?
I. Khái niệm không lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng 📂
1. Hồ sơ công chứng là gì?
Hồ sơ công chứng bao gồm toàn bộ giấy tờ, tài liệu liên quan đến việc công chứng, như:
Phiếu yêu cầu công chứng
Bản chính, bản sao giấy tờ của người yêu cầu
Dự thảo hợp đồng, giao dịch
Văn bản công chứng đã được ký, đóng dấu
Tài liệu xác minh, ghi chép nghiệp vụ của công chứng viên
2. Không lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng là gì?
Không lưu trữ đầy đủ được hiểu là các hành vi:
Không lưu hồ sơ theo đúng thành phần pháp luật quy định
Lưu trữ thiếu tài liệu quan trọng
Làm mất, hư hỏng hồ sơ công chứng
Lưu trữ không đúng thời hạn hoặc không đúng hình thức
II. Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định pháp luật 📜
Theo Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ:
Lưu trữ đầy đủ, an toàn hồ sơ công chứng
Bảo mật thông tin trong hồ sơ
Bảo đảm khả năng tra cứu, sử dụng khi có yêu cầu hợp pháp
>>> Xem thêm: Dịch vụ sổ đỏ có vai trò gì trong việc bảo đảm quyền sử dụng đất hợp pháp cho người dân?
⏱️ Thời hạn lưu trữ:
Ít nhất 20 năm đối với hồ sơ công chứng thông thường
Lưu trữ vĩnh viễn đối với hồ sơ có giá trị lịch sử, pháp lý đặc biệt
III. Chế tài xử phạt đối với hành vi không lưu trữ đầy đủ ⚠️
1. Xử phạt hành chính
Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành vi không lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng có thể bị:
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng
Buộc khôi phục, bổ sung hồ sơ nếu còn khả năng
Buộc tổ chức hành nghề công chứng khắc phục hậu quả
Ngoài xử phạt tiền, công chứng viên còn có thể bị:
Khiển trách
Cảnh cáo
Tạm đình chỉ hành nghề
Thu hồi thẻ công chứng viên trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng hoặc tái phạm
IV. Hậu quả pháp lý của việc không lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng 🚨
Hành vi không lưu trữ đầy đủ có thể dẫn đến nhiều hệ quả nghiêm trọng:
Không có căn cứ giải quyết tranh chấp
Gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng
Làm phát sinh trách nhiệm bồi thường
Ảnh hưởng uy tín, thương hiệu của văn phòng công chứng
>>> Xem thêm: Công chứng nhà đất dưới góc nhìn bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch.
V. Ví dụ minh họa thực tế 🧾
Một văn phòng công chứng thực hiện công chứng hợp đồng chuyển nhượng nhà đất. Sau 5 năm, phát sinh tranh chấp, người dân yêu cầu trích lục hồ sơ thì phát hiện:
Thiếu bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Không lưu bản ghi xác minh chữ ký
👉 Kết quả:
Văn phòng công chứng bị xử phạt hành chính
Công chứng viên bị xem xét trách nhiệm nghề nghiệp
Phát sinh yêu cầu bồi thường thiệt hại cho người dân
VI. Biện pháp phòng tránh vi phạm lưu trữ hồ sơ công chứng 🛡️
Để tránh vi phạm không lưu trữ đầy đủ, tổ chức hành nghề công chứng cần:
Xây dựng quy trình lưu trữ khoa học
Số hóa hồ sơ song song với lưu trữ bản giấy
Thường xuyên kiểm tra, rà soát hồ sơ
Đào tạo nhân sự về nghiệp vụ lưu trữ
Kết luận ✅
Không lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng không chỉ là hành vi vi phạm pháp luật mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Việc tuân thủ đúng quy định về lưu trữ giúp bảo vệ quyền lợi của người dân, nâng cao uy tín nghề công chứng và bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự. Do đó, mỗi công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng cần nhận thức rõ trách nhiệm của mình và thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
